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办公室实务
作者：
 陆瑜芳 主编
定价：
15.00元
页数：
304页
ISBN：
ISBN7-309-03528-3/G.484
字数：
227千字
开本：
32 开
装帧：
平装
出版日期：
2003年2月 　　　　　　
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内容提要

       该书配有教学课件，可以到我社教学服务网(http://edu.fudanpress.com)下载！
      
       前 言
      
       一年前，上海电视大学开设了“现代文员”专业，委托我们编写一部《办公室实务》，作为专业的基础教材。我们欣然接受了。
       我们认为，“现代文员”这个专业名称，既是创新，又有根据，概念科学，定位确切。
       1980年，上海大学文学院、江汉大学、南开大学分校，成都大学、西北建工学院等院校首先设置了“秘书专业”，开始培养这方面的人才。由于它适应了社会的急迫需要，这个专业得到了迅猛的发展，尔后开设本专业的学校如雨后春笋。到了2000年，全日制高校设置秘书专业的已达205所，加上职工大学、电视大学、民办高校、中专，这个数字就更大了。
       20多年以来，有些院校至今仍沿用“秘书专业”这个统称，有些再加以细分，如“行政秘书”、“企业秘书”、“科技秘书”、“电子商务秘书”、“法律秘书”、“涉外秘书”等。值得注意的是出现了“涉外文秘”专业，在“秘”之前加了个“文”字。
       “文”者，指“文书”，也指“文员”，是由来已久的，有根据的。在我国，20世纪70年代以前，政府机关和军队内帮助上司处理文书、事务的工作人员就有两个正式职称——“秘书”和“文书”。基层单位，如乡政府、镇政府、连队称“文书”（文书工作人员，即文员）；县、团以上机关和大中型企业则称“秘书”；法院、检察院内则有“书记员”（相当于“文书”、“文员”）。“秘书”与“文书”（文员）除了任职机关、企业不同之外，工作职能既有相容之处，也有些区别。“文书”（文员）主要做记录、打字、文书制作、管理工作，兼做接待、收发、接打电话等工作，属于比较单纯的技术性、事务性操作人员。“秘书”则除了文书、事务工作之外，还担任辅助领导实施管理的任务，如组织会议、参与计划、撰写报告、调查研究等等。即所谓“既要参与政务，又要管理事务”。秘书的地位、级别、待遇，一般也高于文书。还有一点重要区别就是：“文书”（文员）都在办公室工作，是集体为机关、企业，为领导服务，而“秘书”中有一部分人专门为某个领导、上司服务，所以有“私人秘书”，却没有“私人文员”。
       20世纪80年代之后，“秘书”和“文书”（文员）都被统称为“秘书人员”了。但是，在我国北方，在很多机关、企业，甚至一些中央首长仍习惯地称“文秘工作”、“文秘人员”。
       西方国家也有类似的情况，如美国企业界，把打字员、接待员、录音员、复印员、文书制作、管理员等办公室内单纯技术性操作人员统称为“文员”；而把“文书、事务、一般管理”（三合一）的人员才称为“秘书”。英国政府机关的秘书被分为四个级别：行政级、执行级、文书级、助理文书级。前两级为高级秘书，可担任秘书长、秘书处长等行政长官，后两级为中、初级文秘工作人员。在英联邦国家和地区（包括加拿大、澳大利亚、新加坡、回归前的香港等等）规定：高中毕业生经过一年左右的专业培训，通过打字、速记、办公室事务、人际关系等5门基础课程考试，即可担任“文员”，而经过ICSA（The Institute of Chartered Secretaries and Administrators）等权威机关系统培训，取得17门专业课程的及格证书，并有5年以上文员工作经历的人员，才能担任正式秘书。
       近些年来，“秘书”这个职业名称被一些“达官富人”给玷污了。他们利用职权把自己的婚外情人安排在身边当“秘书”，还称之为“小蜜”，致使部分高中女生连同家长对“秘书”望而生畏。而“现代文员”，听起来更正宗、更纯洁、更受欢迎些。
       基于以上情况，我们认为，“现代文员”这个专业名称是科学的、确切的，我们也认真、负责地编写了这部《办公室实务》书稿。本书克服了以往众多秘书学教材偏重史、论，偏重党政机关的局限性，而重在实务，重在操作，重在企业（包括外资企业）。
       上海电视大学、中央电视大学于2002年9月特地为本书召开了学术研讨会，邀请了十几个省、市的电大近20位专家对本书详细提纲进行了讨论，提出了宝贵的意见和建议。我们真诚地接受，并已融之于书稿。
       本书特邀徐长威先生编写第十一、十四章，其余章节均由陆瑜芳编写，并对全书统稿。又承上海电视大学骆自强、上海大学郭建庆、英国City＆GuildS职业资格证书专家委员会袁维国、法国法莱奥公司沈振亚、香港汇丰银行毓东等教授专家审阅，并提出了修改、补充意见，东方文化学院周培蕾同学帮助整理、打印，特致谢意。
       编写过程中，我们还参考了国内外许多同类著作，不及向作者—一致谢，在此一并表示谢意。
       期待着更多专家、读者的批评、指正。
      
       编者
      
       2002年 12月
      
      

作者简介

书摘
目 录
      
       第一章 办公室实务概述
       1．办公室的含义与职能
       2．办公室实务的范围和内容
       3．办公室环境的布置和管理
       4．办公器械的使用
       5．办公用品的准备
       6．办公室和接待室的管理
       7．办公室零用现金管理
      
       第二章 文员实务
       1．文员的工作顺序
       2．文员管理时间、费用的方法
       3．文员的工作方法
      
       第三章 电话、电子通讯
       1．电话接打
       2．因特网的使用
       3．新型电子媒体的运用
       4．新型电子工具的利用
      
       第四章 邮件收发
       1．邮件的收取
       2．邮件的分拣
       3．邮件的拆封
       4．邮件的处理
       5．上司不在时邮件的处理
       6．邮件寄发前的准备
       7．邮件的寄发
      
       第五章 接待实务
       1．文员与接待
       2．接待的基本礼节
       3．接待平时来访者的实务
       4．接待计划中来宾的实务
      
       第六章 信访实务
       1．来信的受理与处理
       2．来访的接待与处理
       3．来电的接听与处理
       4．企业信访工作实例
      
       第七章 会议及会谈实务
       1．文秘人员与会议
       2．会议的基本知识
       3．会议的计划和准备
       4．会议中的实务
       5．会议后的实务
       6．会议记录的制作
       7．编写会议简报
       8．拟写会议纪要
       9．为上司参加会议作安排
       10．和同事一起开会
       11．召开各种形式会议的方法
       12．提高会议效率
      
       第八章 日程安排
       1．日程安排与文秘人员
       2．日程安排的意义
       3．文秘人员在日程安排中的工作
       4．日程安排计划表的种类和管理
       5．日程安排计划管理
      
       第九章 差旅事宜
       1．文秘人员的职责
       2．与上司一起旅行
       3．差旅的预订工作
       4．国（境）外旅行
       5．旅行结束后的工作
      
       第十章 照料上司身边琐事
       1．照料身边琐事的意义
       2．照料身边琐事的准备
       3．照料身边琐事的做法
      
       第十一章 交际与礼仪
       l．日常举止规范
       2．握手礼仪与名片的使用
       3．交际应酬的内容和信息收集
       4．喜庆实务和宴会礼仪
       5．丧事实务和吊唁礼仪
       6．与社会团体扩大交往的准备
       7．礼品和贺卡的处理
       8．捐赠记录的保存
      
       第十二章 办公室用语
       1．文员和口头语言
       2．敬语的使用
       3．接待用语的使用
       4．说话的方法
       5．听话的方法
       6．社交话题的选择
      
       第十三章 印信、值班工作
       1．印章的制发和使用
       2．介绍信的保管和使用
       3．值班工作的任务和要求
      
       第十四章 文书与档案实务
       1．公务文书的特点和作用
       2．公务文书的种类和格式
       3．文书处理的内容和方法
       4．文书管理的内容和要求
       5．档案收集的对象和制度
       6．立卷归档的标准和做法
       7．档案的保管和利用
      
       附一：调查表
      
       附二：实务测试
      

书评       
　  

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